| Opis: |
Pocket Workflow to zaawansowane narzędzie usprawniające cyfrowy obieg dokumentów projektowych, takich jak karty zatwierdzeń materiałowych, zapytania o informację projektową oraz wiele innych. Aplikacja łączy funkcjonalności wspierające procesy zatwierdzania dokumentów z intuicyjnym interfejsem, co czyni ją niezastąpionym narzędziem dla zespołów projektowych.
Wielu organizacjom nadal towarzyszą problemy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów, który jest czasochłonny, podatny na błędy i trudny do monitorowania. Dwa najczęściej spotykane podejścia do zatwierdzania dokumentów wiążą się z poważnymi ograniczeniami:
1. Zatwierdzanie papierowe
○ Wymaga drukowania dokumentów oraz załączników.
○ Jeden dokument jest przekazywany między wieloma osobami, co wydłuża proces.
○ Brak możliwości szybkiego wyszukiwania dokumentacji.
○ Niemożność komentowania kart materiałowych i załączników.
○ Brak automatycznego przypominania o terminach zatwierdzania.
2. Zatwierdzanie mailowe
○ Trudność w zarządzaniu załącznikami (nie zawsze przechodzą przez pocztę).
○ Brak funkcji śledzenia terminów zatwierdzania.
○ Ograniczone możliwości wyszukiwania dokumentów.
FUNKCJONALNOŚCI
POCKET WORKFLOW
● Elastyczne ścieżki akceptacyjne: definiuj procesy obiegu dokumentów dostosowane do potrzeb Twojego zespołu.
● Powiadomienia: otrzymuj informacje o nowych dokumentach do akceptacji w czasie rzeczywistym.
● Automatyczne przypomnienia: system pilnuje terminów i przypomina o zbliżających się deadlinach.
● Komentarze i adnotacje: możliwość dodawania uwag do dokumentów oraz załączników w jednym miejscu.
● Automatyczne zatwierdzanie: opcja automatycznego zatwierdzania dokumentów po przekroczeniu terminu.
● Zaawansowane wyszukiwanie: szybki dostęp do potrzebnych dokumentów dzięki filtrom i tagom.
Korzyści
1. Oszczędność czasu:
○ Automatyzacja procesów zatwierdzania eliminuje konieczność fizycznego przekazywania dokumentów.
○ Powiadomienia i przypomnienia sprawiają, że zespół nie zapomni o ważnych terminach.
2. Lepsza organizacja:
○ Wszystkie dokumenty przechowywane w jednym miejscu, z możliwością szybkiego wyszukiwania.
○ Przejrzystość procesu obiegu dokumentów zmniejsza ryzyko zgubienia ważnych informacji.
3. Zwiększona efektywność zespołu:
○ Możliwość dodawania komentarzy i uwag do dokumentów w czasie rzeczywistym poprawia komunikację między członkami zespołu.
○ Automatyzacja procesów pozwala skoncentrować się na zadaniach merytorycznych.
4. Minimalizacja błędów:
○ System sam pilnuje terminów i statusów dokumentów, co zmniejsza ryzyko pomyłek ludzkich.
○ Elektroniczny obieg eliminuje problemy związane z nieczytelnymi podpisami lub zagubionymi kopiami.
5. Bezpieczeństwo:
○ Dokumenty są przechowywane w zabezpieczonej chmurze, z dostępem ograniczonym do uprawnionych użytkowników.
○ Historia zmian pozwala śledzić wszystkie modyfikacje w dokumentach.
6. Ekologia:
○ Eliminacja potrzeby drukowania dokumentów i załączników to mniejsza konsumpcja papieru i energii.
Pocket Workflow to rozwiązanie stworzone z myślą o współczesnych zespołach projektowych, które cenią sobie efektywność, przejrzystość i niezawodność w zarządzaniu dokumentacją. Link do filmu: https://www.youtube.com/watch?v=6Efk6WLtDzM
|
